¿Cuál es el origen de los errores a la hora de llevar la administración de un negocio? La realidad nos demuestra que ante todo la principal causa suele ser la irregularidad y la falta de estandarización. Cuando no se sigue un método para llevar a cabo un proceso, pasarán una serie de cosas: ese proceso se hará en más tiempo del necesario, por este motivo estarás también gastando más dinero de lo necesario y habrá más riesgo de que se cometan errores humanos.

Para evitar esos errores en la administración, la tecnología permite que el desarrollo de nuestro trabajo sea más eficaz. No obstante, incluso si disponemos de las herramientas online a nuestra disposición, si no estructuramos nuestra mente para estandarizar las tareas, es fácil que se acaben dando estos problemas.

¿Cómo estandarizar los procesos?

Hay que seguir un método, eso es inevitable. El problema viene cuando el nivel de complejidad de una organización provoca que, a partir de determinado momento, se empiecen a tomar malas decisiones en cuanto a los procesos que hay que seguir. Y no hay que olvidar que, cuando se lleva a cabo un proceso de mala manera, esto acaba afectando a otros departamentos de la empresa y perjudicando al conjunto del negocio en la hoja de resultados.

El primer paso para estandarizar los procesos es que todas las personas responsables de una cadena de trabajo utilicen el mismo programa, o tengan acceso a él. De este modo, además de agilizar mucho los procedimientos, permite que se efectúen trabajos en línea y ahorramos tiempo en enviar e-mails, que muchas veces se acaban traspapelando.

Un programa de gestión online es, en este sentido, mucho más útil que un software bajo licencia instalado en ordenadores in-house. Hay que tener en cuenta que esos ordenadores deben estar conectados en red y todos deben tener instalados el mismo programa para funcionar. Aun así, lo que estaremos haciendo es “compartir archivos” y no datos unificados.

Además, hay que recordar que si se quieren llevar a cabo tareas desde otro sitio diferente a las dependencias de la empresa, algo hoy día bastante habitual, es importante que podamos acceder desde la nube para poder conectarnos desde cualquier lugar.

La estandarización de los procesos a través de un software de gestión en la nube te ayudará a mejorar la administración de tu negocio frente a los métodos tradicionales. El problema muchas veces no es la falta de un plan para estandarizar los procesos, sino que este plan no siempre se cumple porque no se ha establecido un método.

¿Estás estandarizando los procesos para llevar a cabo la administración de tu empresa? Cuéntanos tus impresiones en los comentarios.