Mitos y respuestas sobre la facturación en la nube

Posted by Samuel on noviembre 13, 2014
Programa de facturación

facturación onlineEn algunas empresas e instituciones existe la creencia de que deben acumular las facturas en papel en unos archivos dado el peligro de que si las guardan en la nube las pueden perder. Sin embargo, probablemente no son conscientes de que la facturación en la nube es hoy por hoy una solución más eficaz y segura, que plantea muchas más ventajas que los métodos tradicionales, incluso desde el punto de vista de la seguridad.

En este post queremos hablarte de situaciones en las que la facturación en la nube se presenta como una opción más lógica y eficiente, a pesar de las objeciones de quienes creen que necesitan necesariamente el soporte en papel por seguridad.

Facturación en la nube: objeciones y respuestas

Veamos algunas de las ideas más extendidas sobre la conveniencia o no de facturar en la nube y mantener nuestras facturas digitalizadas y guardadas en servidores.

Objeción 1: Si alojas las facturas en la nube, corres el riesgo de que se borren y no puedas utilizarlas en el futuro ante una inspección de Hacienda.

Lo bueno de la nube es que todo queda registrado y se pueden hacer múltiples copias de seguridad en diferentes lugares para evitar que, en caso de producirse un fallo de seguridad, algo poco común, puedan recuperarse las facturas en poco tiempo y sin problemas. En el caso de las facturas físicas, no hay garantías de que no se traspapelen, se roben, se pierdan o, incluso, no lleguen a hacerse debido a una confusión. Los programas de facturación online, en cambio, permitirán llevar una gestión de las facturas eficaz.

Objeción 2: Es mejor tener las facturas en soporte papel porque así será más fácil de recuperarlas en caso de que tengamos que acceder a ellas

El problema que se plantea ante esto es que las facturas en soporte papel van aumentando y aumentando, ocupando cada vez más espacio, y sobre todo, haciendo imprescindible una clasificación muy estricta y exhaustiva para que tenga sentido almacenarlas. Un libro de facturas mal organizado y mal clasificado, sobre todo cuando tiene un amplio volumen, es como no tener un libro de facturas. En cambio, desde un programa de facturación puedes acceder a cualquier factura de cualquier año en cuestión de segundos.

Objeción 3: las facturas tradicionales nos permiten mantener nuestra identidad y colocar nuestra marca en las facturas.

Lo cierto es que el uso de programas de facturación nos ayuda no sólo a realizar trámites técnicos para cumplir nuestras obligaciones fiscales, sino también aspectos prácticos como la personalización de facturas, el envío automatizado para los clientes fijos, llevar un control más eficaz de las facturas impagadas y otra serie de ventajas que no se podrían llevar a cabo de no ser por el uso de las nuevas tecnologías de la comunicación.

¿Todavía no estás utilizando un programa de facturación en la nube? ¿Qué método sigues para gestionar las facturas en tu empresa? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios.

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