Algo que muchas veces se echa de menos en las empresas es la falta de un sistema de gestión documental en condiciones. Algunas tienen unos archivos en los que guardan papeles de forma continua que, al cabo de un tiempo, requieren de personal capacitado para mantener los papeles bien clasificados. De lo contrario, encontrar un documento es una odisea.

El resultado de cualquier descuido implica un peligro que siempre acaba afectando a la empresa; la pérdida de los documentos implica a veces gastos extra o problemas comerciales y judiciales, ya que sólo existe realmente lo que se puede probar documentalmente. Facturas de proveedores y clientes, presupuestos, proyectos, informes, albaranes, nóminas, faxes… en definitiva, información importante en papel que requiere la clasificación profesional de los documentos.

Vamos a ver cómo un programa SaaS puede ayudarte a gestionar tus archivos sin usar papel.

Sistemas de gestión SaaS vs. archivos de empresa

Vamos a ver las ventajas y diferencias entre los sistemas Saas para la gestión documental y el típico archivo de toda la vida. Los sistemas de gestión de cloud computing te permiten acceder estés donde estés si tienes conexión a Internet. En cambio, si guardas tus archivos en papel cualquier olvido implica tener que volver a la empresa y perder tiempo en encontrarlo y extraerlo.

En los archivos siempre suele haber intermediarios, un secretario o secretaria que es el encargado de la gestión de los documentos. En caso de que no se utilice un método de clasificación adecuado, es muy fácil que se pierdan los documentos, empezando por los de hace varios años, que en algún momento se consideraron poco importantes.

Con de un programa de gestión en la nube, puede controlarlo el mismo gerente de la empresa por mayor que sea el volumen de los documentos, sin que otras personas tengan acceso fácil a donde se guarda la información confidencial.

Por otro lado, guardar documentos importantes en papel implica que la información está focalizada en un lugar físico, que (Dios no lo quiera) puede sufrir daños, incendios o el robo de algún malintencionado. Aunque la inmensa mayoría de las empresas ya trabajan digitalmente, el escritorio de nuestro PC también implica demasiados procesos manuales para clasificar la información. El SaaS, en cambio, te permite la gestión online de forma rápida y un sistema de seguridad adecuado.

«Bueno», me dirás, «pero ¿qué hacemos con la información que no está digitalizada?». Afortunadamente cada vez más se pueden gestionar documentos sin imprimir papel, e incluso la Administración Pública está tratando poco a poco de digitalizar muchos trámites. Llegado el caso, podríamos informatizar nuestros documentos antiguos en papel utilizando un módulo de gestión documental integrado en nuestro ERP.

Por grande que sea el volumen de información, un sistema de gestión de calidad nos permite disponer de nuestros documentos escaneados y visualizarlos de manera sencilla.

¿Cómo gestionas los documentos de tu empresa? ¿Has perdido en alguna ocasión información importante por la falta de orden?